Noleggio operativo PC: come valutare costi, rischi e benefici

I 3 punti chiave dell’articolo:

• I due problemi che il noleggio operativo dei PC risolve
• Perché conviene il noleggio operativo in 3 punti
• La differenza tra noleggio operativo dei PC e Managed Service Provider
• Come valutare costi e rischi del servizio di noleggio

Noleggio operativo PC, perché è essenziale

La gestione dell’infrastruttura IT per le aziende è un onere sempre più importante. Il digitale, in termini generali, svolge un ruolo fondamentale anche per quelle imprese che non hanno una connotazione tecnologica. Si pensi, per esempio, alla semplice gestione contabile o finanziaria attraverso un software gestionale, ai rapporti di lavoro via posta elettronica o all’organizzazione di appuntamenti e di schede cliente.

Sono attività semplici e ordinarie ma che presuppongono l’utilizzo di computer sufficientemente performanti da non intralciare il lavoro ordinario e sufficientemente sicuri da non compromettere l’azienda. Il noleggio operativo di PC (noto anche come locazione operativa) è pertanto una risposta a questo bisogno: permette alle aziende, infatti, di disporre di computer nuovi, aggiornati e adeguati senza ulteriori complicazioni, con un impegno a canone mensile.

Noleggio operativo PC: una soluzione a due problemi

Perché con la gestione tradizionale le aziende tendono a usare computer datati? La soluzione è da cercare sia nella consuetudine che nella normativa che regola la gestione dei beni aziendali.

La prima, in un territorio come quello italiano fortemente legato ad artigianato e manifattura, vuole che i macchinari, a cui spesso PC e dispositivi elettronici sono assimilati, vengano utilizzati per lunghi tempi fino a quando la dismissione è inevitabile. Questo è legato anche a degli aspetti normativi: il meccanismo dell’ammortamento distribuito su più anni, per esempio, costringe numerose aziende a distribuire la spesa per i computer su un numero di anni superiore al loro tempo di obsolescenza.

Il noleggio operativo dei PC è per questo la risposta ideale: dal lato organizzativo, la rotazione dei dispositivi è gestita dal fornitore, mentre dal punto di vista normativo il canone fisso del noleggio è interamente deducibile, diversamente da quanto accade con gli ammortamenti.

Noleggio operativo PC o acquisto? Come valutare i costi

Il noleggio operativo dei PC consente di cambiare completamente il paradigma dei costi. Se nella gestione tradizionale, infatti, era necessario considerare la spesa iniziale dei dispositivi, gli anni di ammortamento e la rivalutazione patrimoniale del valore del bene, attraverso il noleggio operativo il tutto si riduce a un canone mensile, che non incide sui beni a carico all’azienda.

Nella valutazione dei costi e dei benefici di questa modalità di fornitura, bisogna poi considerare anche la manutenzione delle attrezzature: anche questa, infatti, può essere compresa nel canone del noleggio operativo, garantendo un migliore controllo dei costi e una considerevole semplificazione dei relativi processi.

Va da sé, inoltre, che il noleggio operativo dei PC e il ricorso a un Managed Service Provider sono diversi: la differenza risiede nel livello di servizio e supporto offerto. Mentre il primo si concentra sull'aspetto finanziario e sulla fornitura dell'hardware, un MSP offre un pacchetto completo di servizi IT gestiti che possono coprire tutti gli aspetti della tecnologia impiegata in azienda.

Perché conviene il noleggio operativo PC

Abbiamo accennato in termini generali le caratteristiche principali di questa modalità. Ma quali sono i vantaggi concreti per le aziende? Ricordiamo i tre principali.

1.     Contrasto all’obsolescenza

I computer obsoleti non sono solo inefficienti, ma sono un rischio per la sicurezza dell’infrastruttura. Sistemi operativi e hardware non più supportati -si pensi a Windows 10 - possono essere oggetto di vulnerabilità mai più risolte a causa del termine del supporto. Nel noleggio operativo di PC, invece, la rotazione dei computer è stabilita a livello contrattuale e impedisce l’invecchiamento eccessivo del parco macchine.

2.     Basta guasti e malfunzionamenti

Anche se i computer sono tipicamente coperti da garanzia, la sostituzione e la manutenzione sono processi che rischiano di tenere immobilizzata il personale per lungo tempo. Un tipico noleggio operativo prevede sia la manutenzione che la sostituzione in caso di guasto, così da governare meglio i costi, anche di manutenzione, e di disporre di PC sempre funzionanti ed efficienti.

3.     Cambiamento del paradigma dei costi

La locazione operativa dei computer avviene tipicamente a canone fisso mensile. Questo ha due importanti risvolti dal punto di vista economico: il primo è lo spostamento del centro di costo dagli investimenti (Capex) alla spesa corrente (Opex), il quale introduce benefici dal punto di vista fiscale; in secondo luogo, il noleggio operativo permette di evitare grandi uscite di liquidità in periodi prestabiliti, a favore di una spesa costante.

I rischi del noleggio operativo PC

Se il noleggio operativo offre indubbiamente una serie di benefici, quali la possibilità di accedere a tecnologie all'avanguardia senza onerosi investimenti iniziali e la flessibilità di aggiornare l'hardware in modo efficiente, è fondamentale prendere in considerazione anche alcune sfide che potrebbero emergere.

La prima riguarda la gestione del personale e l'adattamento a nuove tecnologie. L'introduzione di sistemi operativi aggiornati e versioni più recenti di software richiede non solo un aggiornamento delle competenze tecniche ma anche un'efficace gestione del cambiamento all'interno dell'organizzazione. Questo può implicare la necessità di organizzare sessioni di formazione specifiche per garantire che tutti i dipendenti siano in grado di utilizzare efficacemente le nuove tecnologie e mantenere alta la produttività.

La seconda sfida è particolarmente rilevante per le aziende che dipendono da applicazioni legacy o da soluzioni software personalizzate. Il trasferimento di questi sistemi sui nuovi dispositivi noleggiati può presentare complessità sia dal punto di vista tecnico che legale: da un lato, assicurarsi che software vecchi o su misura funzionino correttamente su hardware aggiornato può richiedere interventi di compatibilità mirati; dall'altro, la gestione delle licenze software in un contesto di noleggio operativo può necessitare di una verifica attenta per evitare violazioni dei termini di licenza o compliance. Questo potrebbe implicare la necessità di negoziare nuovi accordi con i fornitori di software o di investire in licenze aggiuntive.

Pertanto, è essenziale pianificare in anticipo il passaggio al noleggio operativo, coinvolgendo adeguatamente il personale e valutando tutte le implicazioni tecniche e legali, per sfruttare appieno le opportunità offerte da questa modalità di accesso alla tecnologia.