I 3 punti chiave dell’articolo:
- Cos’è l’IT sourcing e perché serve
- I problemi che l’IT sourcing risolve rapidamente
- 4 buoni motivi per scegliere l’IT sourcing
IT outsourcing, cos’è e come funziona
Molte aziende adottano l’IT outsourcing per la gestione dei propri asset: si tratta di quel complesso di attività atte a garantire la disponibilità, l’operatività, l’aggiornamento costante e la sicurezza degli strumenti digitali che contribuiscono al funzionamento e al successo dell’impresa.
Nell’universo aziendale, l’espressione asset IT ha un ambito di applicazione piuttosto ampio, poiché in questo termine vi rientrano le infrastrutture informatiche e i dati, le piattaforme IT su cui si basa il business, ma anche i PC, i notebook, gli smartphone, i tablet e le dotazioni degli ambienti lavorativi come le sale riunioni, con i suoi monitor, sistemi audio e controller. Nell’ambito hardware, quando si parla di ciclo di vita di un asset ci si riferisce invece a un processo articolato che comprende:
- La fase di acquisto (procurement) e tutte le relative attività di selezione dei fornitori, di gestione delle offerte e di negoziazione dei contratti;
- La configurazione e implementazione, poiché una volta acquistati, i dispositivi devono essere configurati ad hoc e integrati nell'ecosistema informativo esistente;
- La manutenzione e l’aggiornamento, fondamentali per garantire la sicurezza e le performance del dispositivo;
- L’inventario costante degli asset stessi;
- Il monitoraggio e la gestione proattiva di guasti e sostituzioni;
- La gestione continuativa della sicurezza;
- La garanzia di conformità alle policy aziendali e al dettato normativo;
- La dismissione, ovvero la gestione dell’end-of-life, possibilmente in chiave di sostenibilità e rispettosa dei principi dell’economia circolare.
Asset management, un onere non indifferente per l’IT
L’asset management dell’ecosistema digitale ricade tra le responsabilità dell’IT ed è uno dei suoi oneri più gravosi. Ciò dipende da molteplici fattori, compresa la moltiplicazione e l’eterogeneità dei device da governare, a ognuno dei quali bisogna garantire performance adeguate, operatività continua, rapidità di aggiornamento e di sostituzione in caso di guasto, nonché tutta la sicurezza necessaria per poter operare con dati sensibili e applicazioni mission-critical: ciò significa proteggere i dispositivi dai malware, da errori umani e da altre minacce cyber, ma anche dal rischio di furto e di smarrimento.
L’ampiezza e la complessità dell’ecosistema da gestire, la crescente pressione economica, le competenze richieste e il carattere time-consuming di tutte queste attività (non da ultima, la relazione con molteplici fornitori) spingono le aziende a considerare l'IT outsourcing come la migliore strategia per potenziare le operazioni e vincere le sfide di natura economica.
L’IT outsourcing prevede la delega a un partner di fiducia per quanto riguarda la gestione degli asset informatici lungo il loro intero ciclo di vita, dalla fornitura alla dismissione, ma senza dimenticare la gestione quotidiana, il supporto agli utenti e il monitoraggio. L’operatore può essere il produttore stesso dei dispositivi, da cui numerosi vantaggi per l’azienda, o una realtà terza specializzata.
Perché le aziende si affidano all’IT outsourcing: 4 buoni motivi
La scelta oculata di fornitori di servizi e soluzioni IT, attraverso un processo di IT sourcing ben strutturato, consente alle aziende di ottimizzare le proprie risorse finanziarie e umane, concentrandosi sul core business e migliorando la flessibilità operativa. Andiamo più nel dettaglio.
1. Specializzazione delle competenze
L'IT outsourcing permette di accedere a competenze e conoscenze avanzate nella gestione di ecosistemi IT. Chi eroga i servizi può contare su professionisti altamente qualificati, capaci di applicare le best practice in qualsiasi task venga loro richiesto, dalla gestione dei guasti alla risposta alle richieste più comuni.
La specializzazione del partner contribuisce a garantire che gli asset siano gestiti in modo efficiente, ottimizzati e allineaio agli obiettivi aziendali, con un impatto positivo non solo sulla produttività, ma anche sui costi.
Se il partner è anche il produttore dei dispositivi, si moltiplicano i benefici per l’azienda. In primis, il produttore ha il pieno controllo sulla progettazione e la produzione, potendo così personalizzare i prodotti sia a livello hardware che software in funzione delle esigenze del cliente. Inoltre, il produttore può sfruttare i suoi processi logistici per accelerare le sostituzioni e le riparazioni, ma anche per farsi carico anche della gestione dell’end-of-life improntandola sui principi di riuso e di riciclo, compatibili con il grande tema della sostenibilità.
2. Maggior attenzione al core business
A prescindere dalle attività esternalizzate, l’IT outsourcing consente alle imprese di concentrarsi sulle attività centrali del business e sul raggiungimento degli obiettivi strategici. Quando un partner di fiducia è responsabile della gestione degli asset IT, il personale interno può concentrarsi su iniziative più strategiche e a valore aggiunto.
Questa delega di responsabilità riduce la necessità di sviluppare e mantenere internamente competenze specialistiche non strettamente legate al core business. Inoltre, l'IT sourcing abilita il rapido accesso a tecnologie d’avanguardia e l’adozione di soluzioni innovative senza dover gestire l'intero ciclo di vita delle risorse IT.
3. Monitoraggio continuo e ottimizzazione
Adottare un modello di IT outsourcing presuppone che il partner eroghi un servizio di monitoraggio continuo delle prestazioni dei propri asset, identificando opportunità di ottimizzazione, di mitigazione del rischio e di miglioramento continuo.
Difatti, le attività di monitoraggio sono essenziali per individuare tempestivamente eventuali anomalie nelle prestazioni dei sistemi e delle applicazioni, consentendo sia interventi immediati che quelli relativi alla prevenzione. Ciò contribuisce a garantire una maggiore stabilità operativa e a evitare interruzioni nei processi aziendali. Analizzando poi le performance, il partner scelto per l’IT outsourcing può proporre soluzioni mirate per migliorare l'efficienza operativa, ridurre i costi e massimizzare il rendimento degli asset.
4. Riduzione dei costi operativi
L'IT outsourcing porta a una riduzione significativa dei costi operativi rispetto al paradigma tradizionale che affida la gestione degli asset unicamente a squadre interne. Gli outsourcer possono contare sulle economie di scala perché erogano i propri servizi a molte organizzazioni, e questo consente loro di distribuire i costi in modo più efficiente e proporre tariffe competitive.
In questa prospettiva l'approccio Device as a Service, in cui ricade il PcaaS o PC as a Service, permette alle imprese di noleggiare dispositivi informatici anziché affrontare onerosi acquisti iniziali. Tale modello libera dalle spese legate all'acquisto, alla manutenzione e alla sostituzione dei dispositivi, contribuendo a una gestione delle risorse finanziarie più efficiente e orientata al risultato.
